I Postanowienia ogólne

Polityka prywatności wyjaśnia, jak Świat Małych Techników przetwarza dane osób odwiedzających stronę smt.edu.pl, kontaktujących się z nami i korzystających z naszej oferty, w szczególności rodziców, opiekunów oraz dzieci zapisanych na zajęcia. Obejmuje również zapisy przez ActiveNow, płatności PayU i stosowanie plików cookies.

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO, oraz właściwymi przepisami polskimi, w tym Prawem komunikacji elektronicznej.

Polityka jest informacją o przetwarzaniu danych. Zapoznanie się z nią nie oznacza udzielenia zgody na marketing czy publikowanie wizerunku. Zgody, gdy są potrzebne, są zbierane odrębnie.

II Administrator i kontakt

Administratorem danych jest SMT Edukacja Piotr Miedziński, prowadzący działalność pod marką Świat Małych Techników, ul. Kościuszki 47/LU1, 30-114 Kraków, NIP: 6751019859, dalej „Administrator” lub „SMT”.

W sprawach danych osobowych i realizacji przysługujących praw można pisać na kontakt@smt.edu.pl albo na wskazany wyżej adres pocztowy. Telefon kontaktowy: +48 451 081 092. Sprawy organizacyjne dotyczące zapisów i zajęć obsługujemy również pod adresem edukacja@smt.edu.pl.

III Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

Zakres danych zależy od wybranej usługi. Przetwarzamy tylko informacje potrzebne do wskazanego celu; nie każdy klient jest proszony o wszystkie wymienione poniżej dane.

Dane rodzica, opiekuna lub klienta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące zamówienia i płatności oraz, gdy jest to potrzebne do rozliczenia, adres i dane do faktury, w tym NIP.

Dane dziecka: imię i nazwisko, wiek, a jeżeli wymaga tego organizacja danego zapisu – wybrana grupa, poziom i miejsce zajęć, informacje o obecnościach, zgłoszonych nieobecnościach i odrabianiu. Dane szkoły lub klasy zbieramy tylko wtedy, gdy są potrzebne do organizacji zajęć w danej placówce.

Dane osób upoważnionych do odbioru dziecka: imię i nazwisko, zakres upoważnienia oraz numer telefonu, jeżeli jest potrzebny do kontaktu przy odbiorze. Nie wymagamy przekazywania kopii dokumentu tożsamości w ramach zwykłego upoważnienia.

Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina połączenia, odwiedzane adresy stron, dane zapisane w logach serwera oraz informacje o wyborach dotyczących cookies. Dane analityczne i reklamowe przetwarzamy na zasadach opisanych w rozdziale VIII.

Dobrowolne dane dodatkowe, w tym wizerunek oraz niezbędne informacje o zdrowiu (np. alergie) lub szczególnych potrzebach dziecka, przetwarzamy na zasadach opisanych w rozdziale V.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby kontaktującej się lub zamawiającej usługę. Dane dziecka i osób upoważnionych do odbioru przekazuje rodzic lub opiekun. Dane dotyczące organizacji wizyty grupowej mogą pochodzić od szkoły, przedszkola lub innego organizatora, jeżeli ma on podstawę do ich przekazania. Potwierdzenia rozliczeń otrzymujemy również z ActiveNow, od PayU lub banku, a dane techniczne powstają podczas korzystania ze strony.

Osobie, której dane otrzymaliśmy od kogoś innego, przekazujemy informację o przetwarzaniu na zasadach i w terminach wynikających z art. 14 RODO, chyba że ma zastosowanie przewidziany prawem wyjątek, np. osoba posiada już te informacje. Rodzica prosimy również o przekazanie niniejszej polityki osobie upoważnionej do odbioru dziecka.

IV Cele i podstawy prawne przetwarzania

Zapisy, zawieranie umów i realizacja usług. Dane klienta będącego stroną umowy przetwarzamy, aby przyjąć zamówienie, zorganizować zajęcia lub inną zamówioną usługę, obsługiwać konto organizacyjne, płatności, odrabianie i kontakt dotyczący wykonania umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania na żądanie klienta przed jej zawarciem.

Organizacja udziału dziecka i jego odbioru. Jeżeli stroną umowy jest rodzic, podstawą przetwarzania zwykłych danych dziecka i osób upoważnionych do odbioru jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem SMT i rodzica jest umożliwienie dziecku udziału w zamówionych zajęciach, dostosowanie grupy do wieku, prowadzenie list obecności i bezpieczne przekazanie dziecka uprawnionej osobie. Uwzględniamy przy tym szczególną ochronę praw dzieci.

Odpowiedzi na pytania i kontakt. W sprawach dotyczących planowanego zakupu podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przy pozostałych zapytaniach stosujemy art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.

Rozliczenia oraz obowiązki wynikające z prawa. Dane na dokumentach podatkowych i księgowych, a także dane potrzebne do wykonania ustawowych obowiązków dotyczących reklamacji i praw osób przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, rachunkowymi, konsumenckimi lub RODO.

Reklamacje i roszczenia. Wykonanie zobowiązań umownych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a obowiązków ustawowych — na lit. c. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zachowanie niezbędnych dowodów opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadnionym interesie ochrony praw SMT lub klienta.

Bezpieczeństwo i działanie strony. Dane techniczne wykorzystujemy do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, wykrywania błędów, przeciwdziałania nadużyciom i ochrony danych. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wykazywanie udzielonych zgód opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem ich udokumentowania.

Marketing elektroniczny. Informacje o nowych zajęciach, ofertach i wydarzeniach wysyłamy e-mailem lub SMS-em na podstawie dobrowolnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Można wybrać kanał kontaktu i wycofać zgodę. Wiadomości konieczne do realizacji zakupionych zajęć, np. zmiana godziny lub przypomnienie o należnej płatności, służą wykonaniu umowy.

Wizerunek, dodatkowe potrzeby dziecka oraz analityka i reklama internetowa. Właściwe podstawy i zasady opisujemy odpowiednio w rozdziałach V i VIII.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre informacje są warunkiem zawarcia i wykonania umowy albo wynikają z przepisów, np. dotyczących faktur. Brak danych potrzebnych do zapisu, identyfikacji uczestnika lub kontaktu może uniemożliwić realizację usługi. Nieudzielenie zgody na marketing lub zdjęcia nie wpływa na możliwość zapisania dziecka na zajęcia.

V Dane dzieci i dobrowolne zgody

Dane dziecka wykorzystujemy do celów związanych z jego uczestnictwem w zajęciach. Dostęp do nich mają osoby upoważnione, w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków. Nie wykorzystujemy danych zapisanych dzieci do budowania reklamowych profili zainteresowań.

Jeżeli dostosowanie zajęć lub zapewnienie bezpieczeństwa wymaga uwzględnienia alergii, ograniczeń ruchowych albo innych szczególnych potrzeb, rodzic może przekazać tylko niezbędne informacje po udzieleniu odrębnej, wyraźnej zgody. Dla informacji ujawniających stan zdrowia podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Nie należy przesyłać pełnej dokumentacji medycznej ani diagnoz, nie są one konieczne do ustalenia potrzebnego dostosowania.

Zgodę dotyczącą zdrowia można wycofać. Brak zgody lub jej wycofanie nie powoduje automatycznego wykluczenia z zajęć; może jednak ograniczyć możliwość zapewnienia konkretnego dostosowania wymagającego znajomości tych informacji. Taką sytuację omawiamy indywidualnie z rodzicem. Wyjątkowe przetwarzanie bez zgody, np. w sytuacji zagrożenia życia, wymaga spełnienia odrębnych warunków przewidzianych prawem.

Utrwalanie i publikowanie rozpoznawalnego wizerunku dziecka w materiałach promocyjnych odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody określającej cel i miejsca publikacji, np. stronę internetową lub wskazane profile społecznościowe. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO; odrębnie uwzględniamy wymagania dotyczące rozpowszechniania wizerunku.

Zgodę można wycofać, kontaktując się z SMT. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Po wycofaniu zaprzestajemy dalszego wykorzystania objętego zgodą i usuwamy materiały z miejsc pozostających pod naszą kontrolą, o ile nie zachodzi inna podstawa prawna ich zachowania. W przypadku publikacji internetowych podejmujemy także działania wymagane przez RODO wobec innych odbiorców danych.

VI Odbiorcy danych oraz ActiveNow i PayU

Dane udostępniamy tylko w zakresie potrzebnym do danego celu. Odbiorcami mogą być dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania i wsparcia informatycznego, obsługi księgowej i prawnej, banki, operatorzy płatności oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów. Przy zamówieniach wymagających wysyłki odbiorcami są również operatorzy pocztowi lub firmy kurierskie. Instruktorzy otrzymują informacje potrzebne do prowadzenia swojej grupy i zapewnienia bezpieczeństwa.

ActiveNow. Zapisy, listy obecności, zgłoszenia nieobecności, odrabianie, rozliczenia i wiadomości organizacyjne obsługujemy przez system dostarczany przez ActiveNow sp. z o.o., ul. Mokotowska 1, 00-640 Warszawa. W zakresie danych powierzonych przez SMT dostawca działa jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia. SMT pozostaje administratorem tych danych.

ActiveNow jest także odrębnym administratorem w zakresie własnych usług świadczonych użytkownikowi, w szczególności prowadzenia konta w swoim serwisie. Szczegóły tej roli oraz klauzula informacyjna dostawcy są dostępne na https://activenow.io/legal/. Niniejsza polityka dotyczy przetwarzania, za które odpowiada SMT.

PayU. Płatności online obsługuje PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań. Operator otrzymuje informacje niezbędne do obsługi wybranej płatności, w szczególności dane płatnika, dane kontaktowe, kwotę i identyfikator transakcji. Dane wymagane do autoryzacji płatności użytkownik podaje w środowisku operatora lub banku. Nie należy przesyłać SMT hasła do bankowości, kodów autoryzacyjnych ani kodu CVV/CVC.

PayU działa jako odrębny administrator danych przetwarzanych w celu świadczenia usług płatniczych, przeciwdziałania nadużyciom i wykonywania swoich obowiązków prawnych. SMT otrzymuje informacje potrzebne do rozliczenia wpłaty i zwrotu. Szczegóły: https://poland.payu.com/prywatnosc/polityka-prywatnosci-payu/.

W związku z obsługą cookies, analityką i reklamą odbiorcami danych mogą być również Usercentrics A/S — dostawca Cookiebot, Google Ireland Limited oraz Meta Platforms Ireland Limited. Cele i warunki korzystania z tych narzędzi określa rozdział VIII.

Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i poleceń. Podmioty będące odrębnymi administratorami samodzielnie określają zasady przetwarzania w zakresie swoich usług.

VII Okresy przechowywania danych

Dane związane z umową i organizacją zajęć przechowujemy przez czas potrzebny do jej realizacji, obsługi nieobecności, odrabiania i rozliczeń. Po tym okresie zachowujemy tylko informacje potrzebne do wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia. Termin zależy od rodzaju umowy i roszczenia; w razie sporu dane mogą być potrzebne do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

Dokumenty podatkowe przechowujemy przez okres wymagany prawem, co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Termin może ulec zmianie w przypadkach określonych przepisami.

Dane z zapytań i niezrealizowanych zgłoszeń przechowujemy do zakończenia korespondencji lub rekrutacji, której dotyczyło zgłoszenie. Dłuższe zachowanie wymaga odrębnego uzasadnienia, np. konieczności rozpatrzenia reklamacji lub obrony konkretnego roszczenia. Samo zapytanie nie oznacza bezterminowego zapisu na listę marketingową.

Dane wykorzystywane do marketingu oraz wizerunek przetwarzamy do wycofania zgody, upływu okresu wskazanego w zgodzie lub zakończenia danego celu — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Po tym czasie możemy zachować niezbędny dowód udzielenia i wycofania zgody oraz dane potrzebne do wykonania obowiązków lub ochrony roszczeń, bez dalszego wykorzystania marketingowego.

Informacje o zdrowiu i szczególnych potrzebach przechowujemy przez czas, w którym są potrzebne do uzgodnionego dostosowania zajęć, nie dłużej niż do wycofania zgody, chyba że konkretne przepisy lub ochrona roszczeń uzasadniają dalsze przetwarzanie z zachowaniem warunków art. 9 RODO.

Dane techniczne i logi zachowujemy przez czas potrzebny do zapewnienia działania i bezpieczeństwa systemów; dane związane z wykrytym incydentem — przez czas potrzebny do jego wyjaśnienia i ochrony roszczeń. Okresy przechowywania poszczególnych cookies są wskazane w ich wykazie w panelu Cookiebot. Trwałość pliku w przeglądarce nie musi być równa okresowi przechowywania danych po stronie dostawcy; dodatkowe informacje podają polityki właściwych dostawców.

VIII Pliki cookies i narzędzia internetowe

Cookies to małe pliki zapisywane na urządzeniu podczas korzystania ze strony. Podobną funkcję mogą pełnić inne identyfikatory, pamięć przeglądarki i piksele śledzące. Mogą służyć prawidłowemu działaniu serwisu, zapamiętaniu wyborów, analizie odwiedzin lub pomiarowi reklam.

Do zarządzania wyborami dotyczącymi cookies używamy Cookiebot, dostarczanego przez Usercentrics A/S w Danii. Narzędzie zapisuje wybór użytkownika i informacje potrzebne do udokumentowania zgody. Szczegóły dostawcy: https://www.cookiebot.com/en/privacy-policy/.

Niezbędne cookies służą np. utrzymaniu bezpieczeństwa, obsłudze funkcji żądanych przez użytkownika i zapamiętaniu wyboru zgód. Nie wymagają zgody, gdy spełniają warunki wyjątku przewidzianego w art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Przetwarzanie danych osobowych opieramy odpowiednio na uzasadnionym interesie zapewnienia działania serwisu lub obowiązku udokumentowania zgody.

Cookies analityczne, marketingowe i dodatkowe funkcjonalne, które nie są niezbędne, wymagają wcześniejszej zgody. W zakresie danych osobowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a dla zapisu lub odczytu informacji z urządzenia — zgoda zgodna z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Panel Cookiebot pozwala zaakceptować wybrane kategorie, odrzucić opcjonalne cookies oraz później zmienić wybór lub wycofać zgodę. Zamknięcie komunikatu ani samo dalsze przeglądanie strony nie jest zgodą. Odrzucenie opcjonalnych cookies nie uniemożliwia zapoznania się z ofertą i skontaktowania z SMT.

Szczegółowy wykaz cookies, obejmujący ich nazwy, dostawców, cele i okresy przechowywania, jest udostępniany w panelu Cookiebot. Ustawienia można ponownie otworzyć za pomocą elementu zarządzania zgodami dostępnego na stronie. Cookies można także usuwać i blokować w przeglądarce; usunięcie pliku nie zawsze zastępuje cofnięcie zgody w panelu.

Google. Strona korzysta z tagów Google do obsługi pomiaru odwiedzin i zdarzeń oraz zarządzania tagami. Dane mogą obejmować informacje o urządzeniu, identyfikatorach, odwiedzanych podstronach i aktywności w serwisie. Przetwarzanie służące opcjonalnej analityce lub reklamie opieramy na zgodzie. Informacje o sposobie przetwarzania przez Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl oraz https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=pl.

Meta Pixel. Narzędzie Meta Platforms Ireland Limited pozwala mierzyć skuteczność reklam, np. powiązać odwiedziny lub wysłanie formularza z kampanią, oraz dobierać reklamy na podstawie aktywności użytkownika. Może przekazywać Meta identyfikatory przeglądarki, dane urządzenia, adresy odwiedzanych stron i informacje o zdarzeniach. Wykorzystanie do tych celów wymaga zgody marketingowej udzielonej w panelu cookies.

W zakresie zbierania i przekazywania danych o zdarzeniach przez narzędzia Meta SMT i Meta mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z warunkami tych narzędzi; za dalsze przetwarzanie przez Meta odpowiada Meta. Zasady podziału obowiązków: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Żądania dotyczące danych można kierować także do SMT. Polityka Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

Linki do Facebooka, Instagrama, WhatsApp lub innych serwisów prowadzą do usług odrębnych dostawców. Po przejściu do nich zastosowanie mają również ich polityki prywatności. Osadzone treści wymagające opcjonalnego śledzenia są objęte odpowiednim wyborem zgody.

IX Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług międzynarodowych dostawców, w szczególności Google i Meta, może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Może to wynikać z korzystania z ich infrastruktury lub podwykonawców.

Przekazanie wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO. Zależnie od odbiorcy i usługi są to w szczególności obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje danego odbiorcę, albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Sama zgoda na cookies nie zastępuje zapewnienia podstawy przekazania danych.

Informacje o konkretnych odbiorcach, stosowanych zabezpieczeniach i możliwości otrzymania ich kopii można uzyskać pod adresem kontakt@smt.edu.pl. Informacje o przetwarzaniu przez dostawców działających jako odrębni administratorzy znajdują się również w ich politykach wskazanych powyżej.

X Prawa osób i sposób składania wniosków

Na zasadach przewidzianych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych dostarczonych administratorowi, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby. Wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść sprzeciw w każdym czasie, bez uzasadnienia.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. W sprawach SMT można napisać na kontakt@smt.edu.pl, a dla cookies skorzystać z panelu Cookiebot. Wycofanie zgody na marketing nie zatrzymuje wiadomości niezbędnych do wykonania trwającej umowy.

Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Na przykład obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych może wykluczać natychmiastowe usunięcie określonych danych. W odpowiedzi wyjaśniamy zakres realizacji wniosku albo podstawę odmowy.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Ze względu na jego złożoność lub liczbę wniosków termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i powodach informujemy w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości lub uprawnienia do działania w imieniu dziecka.

W sprawach dziecka rodzic lub opiekun może działać w granicach przysługującego mu umocowania. Informacje przekazujemy w sposób odpowiedni do wieku i zrozumiały dla dziecka, gdy zwraca się ono do nas w sprawie swoich danych.

Jeżeli osoba uważa, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i sposoby złożenia skargi są dostępne na https://uodo.gov.pl.

XI Automatyzacja i profilowanie

SMT nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na daną osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

Narzędzia reklamowe, po udzieleniu właściwej zgody, mogą analizować aktywność w serwisie i przypisywać użytkownika do grup zainteresowań, aby dopasować reklamy. Może to stanowić profilowanie marketingowe, ale nie decyduje o przyjęciu dziecka na zajęcia. Zgodę można wycofać w panelu cookies.

Zasady ewentualnych automatycznych ocen stosowanych przez odrębnych administratorów, np. przez PayU w celu zapobiegania oszustwom płatniczym, są opisane w ich własnych informacjach o przetwarzaniu danych.

XII Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do rodzaju danych i ryzyka, w tym ograniczanie dostępu do osób upoważnionych oraz zasady poufności. Użytkownik powinien chronić dane logowania do swojego konta i nie przekazywać ich osobom nieupoważnionym.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą usług, dostawców, sposobów przetwarzania lub przepisów. Aktualną wersję publikujemy na tej stronie. O istotnych zmianach informujemy dodatkowo w sposób odpowiedni do relacji z daną osobą. Zmiana polityki sama w sobie nie rozszerza wcześniej udzielonych zgód.

Data obowiązywania tej wersji: 01.09.2026.